Derzeit gibt es in Deutschland über 1,15 Mio. Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH). Jede dieser Gesellschaften muss mindestens einmal im Jahr eine Gesellschafterversammlung abhalten. Dabei sind über die Feststellung des Jahresabschlusses und die Ergebnisverwendung Beschluss zu fassen. Im Übrigen ist eine Gesellschafterversammlung immer dann abzuhalten, wenn es im Interesse der Gesellschaft erforderlich erscheint.
Fragen zur ordnungsgemäßen Einberufung und Durchführung von Gesellschafterversammlungen spielen in der Praxis eine große Rolle. In diesem ersten Teil des Beitrags erfahren Sie, wie Sie typische Einberufungsfehler vermeiden und welche Folgen solche Fehler haben können.
Folgen von Mängeln bei der Einberufung der Gesellschafterversammlung
Besonders schwerwiegende Fehler bei der Einberufung führen (automatisch) zur Nichtigkeit des betreffenden Beschlusses. Ist bei dem Verstoß gegen Einberufungsvorschriften kein Nichtigkeitsgrund gegeben, ist der betreffende Beschluss (lediglich) anfechtbar und kann mit einer fristgebundenen Anfechtungsklage geltend gemacht werden. Vorbehaltlich einer abweichenden Satzungsregelung ist die Anfechtungsklage innerhalb eines Monats nach Beschlussfassung zu erheben.
Sowohl Nichtigkeit als auch Anfechtbarkeit können bei Vorliegen einer sog. Vollversammlung entfallen. Eine solche liegt dann vor, wenn alle Gesellschafter bei Versammlungsbeginn anwesend oder wirksam vertreten und damit einverstanden sind, dass die Versammlung abgehalten wird, um Beschlüsse zu fassen. Hierfür genügt die rügelose Teilnahme an der Abstimmung.
Gerade bei streitigen Beschlussfassungen (z.B. Ausschluss eines Gesellschafters) ist aber damit zu rechnen, dass der betroffene Gesellschafter Einberufungsmängel rügt und die Heilung von Ladungsmängeln dadurch verhindert. Umso wichtiger ist es, dass insbesondere die nachfolgenden Punkte bei der Einberufung einer Gesellschafterversammlung beachtet werden.
Kompetenz zur Einberufung
Die Gesellschafterversammlung ist grundsätzlich vom Geschäftsführer einzuberufen, § 49 Abs. 1 GmbHG. Die Einberufungskompetenz kann im Gesellschaftsvertrag aber anderweitig geregelt werden. Sie lässt sich beschränken, aber auch anderen Personen (z.B. Gesellschafter, Prokurist, Beirat) zuweisen. Vollständig beseitigen lässt sich die Einberufungskompetenz des Geschäftsführers allerdings nicht.
Hinweis: In bestimmten Fällen kann die Einberufungskompetenz auch den Gesellschaftern selbst zufallen, auch wenn das nicht ausdrücklich im Gesellschaftsvertrag geregelt ist. Gesellschafter, deren Geschäftsanteile zusammen mindestens 10 % des Stammkapitals ausmachen, können unter Angabe des Zwecks und der Gründe die Einberufung einer Gesellschafterversammlung verlangen. Wird diesem Verlangen nicht entsprochen, dürfen die Gesellschafter die Einberufung selbst vornehmen.
Wird die Gesellschafterversammlung von einer unzuständigen Person einberufen, sind dennoch gefasste Gesellschafterbeschlüsse nichtig.
Formale Anforderungen an die Einberufung der Gesellschafterversammlung
In § 51 GmbHG sind die formalen Anforderungen an die Einberufung einer Gesellschafterversammlung geregelt. Die meisten Regelungen im Gesetz sind dispositiv, können also durch den Gesellschaftsvertrag abgeändert oder gar abbedungen werden. Etwas Anderes gilt lediglich für die Mindestfrist der Einladung von einer Woche (§ 51 Abs. 1 Satz 2 GmbHG) und in gewissen Grenzen für die Pflicht, die Einladung per eingeschriebenem Brief auszusprechen.
Einladung aller Gesellschafter
Entscheidend für die Bestimmung des Personenkreises, welcher zur Gesellschafterversammlung zu ladend ist, ist ausschließlich die beim Handelsregister hinterlegte Gesellschafterliste. Nur wer in diese eingetragen ist, ist grundsätzlich zur Gesellschafterversammlung einzuladen. Es sind zwingend alle Gesellschafter zu einer Versammlung einzuladen, da gefasste Gesellschafterbeschlüsse sonst nichtig sind.
Ist ein Gesellschafterwechsel erfolgt – etwa aufgrund Anteilsveräußerung oder Erbfall -, und ist noch keine neue Gesellschafterliste beim Handelsregister eingereicht, stellt sich oftmals die Frage, ob der neue Gesellschafter bereits wirksam mitgliedschaftliche Rechte (wie etwa Teilnahme- und Stimmrecht) ausüben kann. Die Ausübung mitgliedschaftlicher Rechte ist der Gesellschaft gegenüber nur dann wirksam, wenn die aktualisierte Gesellschafterliste unverzüglich nach Ausübung eines solchen Rechts in das Handelsregister aufgenommen wird (§ 16 Abs. 1 Satz 2). Um die Rechtsausübung des neuen Gesellschafters zu ermöglichen, wird dieser oftmals ebenfalls geladen. Hierzu ist die Gesellschaft berechtigt, aber nicht verpflichtet.
Die Einladung zur Gesellschafterversammlung ist an die Anschrift zu richten, die der Gesellschafter der Gesellschaft mitgeteilt hat. In einer jüngeren Entscheidung hat das OLG Düsseldorf (19.04.2018 – I-6 W 2/18) aber entschieden, dass eine Ladung an die letzte bekannte Anschrift dennoch mangelhaft sein kann, wenn davon auszugehen ist, dass die Ladung den betroffenen Gesellschafter unter der Anschrift nicht erreichen wird und u.U. die Möglichkeit besteht, diesen per E-Mail zu erreichen und über die anstehende Gesellschafterversammlung in Kenntnis zu setzen.
Form der Einladung
Die Einberufung hat gemäß § 51 Abs. 1 GmbHG mit eingeschriebenem Brief zu erfolgen. Nach der Rechtsprechung des BGH genügt hierfür das Einwurf-Einschreiben. Ein Verstoß gegen diese Formvorschrift führt zur Nichtigkeit eines entsprechenden Gesellschafterbeschlusses. Es besteht aber die Möglichkeit, im Gesellschaftsvertrag eine abändernde Bestimmung der Zustellungsmöglichkeiten (etwa Textform per E-Mail) zu treffen.
Einladungsfrist
Die Einladung hat mit einer Frist von einer Woche zu erfolgen, sofern nicht der Gesellschaftsvertrag eine längere Einladungsfriste vorsieht (§ 51 Abs. 1 Satz 2 GmbHG). Die Einladungsfrist beginnt mit dem Tag, an dem die Einladung bei ordnungsgemäßer Zustellung dem letzten Gesellschafter unter normalen Umständen zugegangen wäre. Normalerweise wird im Inland mit dem Zugang am nächsten Tag nach der Aufgabe zur Post gerechnet werden dürfen, im westeuropäischen Ausland durchschnittlich am dritten Tag.
Soll eine Gesellschafterversammlung etwa am Donnerstag abgehalten werden, muss der Tag des normalen Postlaufendes auf den Mittwoch der Vorwoche fallen und die Postaufgabe für einen Versand im Inland am Dienstag der Vorwoche erfolgen.
Inhaltliche Anforderungen an die Einladung der Gesellschafterversammlung
In der Einladung sind Zeit, Ort und Datum der Gesellschafterversammlung anzugeben. Unterbleibt die Angabe, sind dennoch gefasste Gesellschafterbeschlüsse nichtig.
Der Zeitpunkt muss geschäftsüblich und zumutbar sein. Grundsätzlich soll die Versammlung am Ort des Gesellschaftssitzes stattfinden.
Daneben sind in der Einladung der Zweck der Versammlung und die Beschlussgegenstände derselben zu nennen. Letzteres, um eine Vorbereitung der Gesellschafter auf die Erörterung und Beschlussfassung zu ermöglichen (Schutz der Gesellschafter vor Überrumpelung).
Hinweis: Sichergestellt wird dies vor allem, wenn ein konkreter Beschlussvorschlag aufgeführt wird und nicht bloß ein Beschlussthema (statt „Geschäftsführerangelegenheiten“ lieber „Abberufung des Geschäftsführers“). So lässt sich kaum behaupten, eine Vorbereitung sei nicht möglich gewesen.
Hinweis: Mit der Mitteilung eines Beschlussvorschlags geht eine gewisse Bindung an den Mitteilungsinhalt einher. Eine ordentliche Kündigung kann nicht ohne weiteres erfolgen, wenn der Beschlussvorschlag mit „Kündigung aus wichtigem Grund“ angeben wurde.
Sofern die Tagesordnung noch nicht mit der Einladung mitgeteilt werden kann, muss dies mit einer Frist von mindestens drei Tagen vor der Gesellschafterversammlung nachgeholt werden.
Fehler im Zusammenhang mit der Angabe der Tagesordnungspunkte führen zwar nicht zur Nichtigkeit von Beschlüssen, aber zu deren Anfechtbarkeit.
Praxistipp
Es ergeben sich also in der Praxis eine Vielzahl von Fehlerquellen. Im schlimmsten Fall führen diese zur Nichtigkeit von entsprechenden Gesellschafterbeschlüssen, ziehen aber jedenfalls deren Anfechtbarkeit nach sich. Gesellschafterversammlungen sollten daher mit größter Sorgfalt vorbereitet werden.
Hierfür ist aus unserer Sicht unerlässlich, vorab den betreffenden Gesellschaftsvertrag und ergänzend die Vorschriften im GmbHG genau zu studieren.
Sind besonders kritische oder mit weitreichenden Konsequenzen verbundene Beschlussfassungen geplant, kann es zudem Sinn machen, zusätzlich Expertenrat einzuholen und sich somit frühzeitig gegen mögliche Einwände gegen die Wirksamkeit von Beschlüssen zu wappnen.
Autor: Michael Usselmann, Melchers Law
