Der Chief Knowledge Officer verantwortet die systematische Sicherung, Dokumentation und Weitergabe betrieblichen Fachwissens innerhalb des Unternehmens. Er baut Wissensdatenbanken und Mentoring-Programme auf, damit Erfahrungswissen nicht mit ausscheidenden Mitarbeitern verloren geht. In vielen kleineren Betrieben übernimmt die Personalabteilung diese Aufgabe zusätzlich. Nicht selten kommt zusätzlich die Auswahl geeigneter Dokumentationswerkzeuge hinzu.
Im Familienunternehmen steckt Wissen oft bei einzelnen langjährigen Mitarbeitern, deren Ausscheiden ein erhebliches Risiko darstellt. Im Konzern verteilt sich Fachwissen meist auf größere Teams, sodass der Verlust Einzelner leichter aufgefangen wird. Diese Konzentration auf wenige Wissensträger verlangt im Mittelstand mehr Dringlichkeit als im Konzernumfeld. Auch die vorhandenen IT-Systeme zur Wissenssicherung sind hier oft weniger ausgebaut.
Typische Anlässe sind der bevorstehende Ruhestand mehrerer erfahrener Fachkräfte gleichzeitig, ein anstehender Generationswechsel in der Geschäftsführung oder starkes Wachstum mit vielen neuen Mitarbeitern. Auch nach dem Verlust wichtigen Wissens durch eine unerwartete Kündigung wird diese Position häufig gezielt aufgebaut. Eine geplante Standorterweiterung macht eine gezielte Suche nach dieser Position ebenfalls häufig notwendig.
Der Chief Knowledge Officer trägt strategische Verantwortung für die Sicherung von Fachwissen auf Führungsebene, während ein Personalentwickler meist operativ Schulungen und Weiterbildungen organisiert. Beide Rollen ergänzen sich in der Praxis, decken aber unterschiedliche Verantwortungsebenen ab. In der Praxis trägt der Chief Knowledge Officer zusätzlich Verantwortung für die methodische Struktur der Wissenssicherung, die über einzelne Schulungen hinausgeht.