Der CFO ist die oberste Führungskraft für alle finanziellen Belange eines Unternehmens. Er verantwortet Rechnungswesen, Controlling, Liquiditätsplanung und die Kommunikation mit Kapitalgebern und Gesellschaftern. In deutschen Unternehmen wird die Funktion häufig mit dem kaufmännischen Geschäftsführer gleichgesetzt, wobei die genaue Bezeichnung von der Rechtsform abhängt.
Im Familienunternehmen ist der CFO deutlich näher an den Gesellschaftern und trifft Entscheidungen oft ohne die mehrstufigen Freigabeprozesse eines Konzerns. Gleichzeitig trägt er eine persönlichere Verantwortung, wenn es um das Vermögen der Inhaberfamilie geht. Konzern-CFOs bewegen sich stärker in regulierten Berichtsstrukturen mit klar getrennten Zuständigkeiten zwischen Vorstand und Aufsichtsrat.
Typische Anlässe sind ein geplanter Verkauf, eine anstehende Nachfolge oder eine bevorstehende Finanzierungsrunde. Auch internationales Wachstum oder die Ablösung eines langjährigen, oft familieninternen Finanzverantwortlichen zählen dazu. Ein externer CFO bringt frische Impulse und Kapitalmarkterfahrung mit, die im eigenen Netzwerk häufig fehlen, und baut vor einem Verkaufsprozess professionelle Finanzstrukturen auf.
In der Praxis werden beide Begriffe meist synonym verwendet, auch wenn sie historisch unterschiedliche Wurzeln haben. Während sich „CFO“ international als Bezeichnung für die oberste Finanzfunktion durchgesetzt hat, bleibt „Kaufmännischer Geschäftsführer“ im deutschen Mittelstand die gebräuchlichere Bezeichnung, vor allem in GmbHs ohne eigenen Vorstand.