Der Chief Governance Officer verantwortet Governance-Strukturen, Gremienarbeit und nachvollziehbare Beschlussprozesse zwischen Gesellschaftern, Beirat und Geschäftsführung. Er sorgt dafür, dass Entscheidungskompetenzen klar dokumentiert und eingehalten werden. Kleinere Familienunternehmen übertragen diese Aufgabe meist an den Beiratsvorsitzenden. Regelmäßig kommt außerdem die Vorbereitung von Nachfolgeregelungen auf Gesellschafterebene hinzu.
Im Familienunternehmen vermischen sich Governance-Fragen häufig mit familiären Beziehungen und historisch gewachsenen, informellen Absprachen. Im Konzern existieren meist bereits standardisierte Governance-Kodizes mit klar getrennten Gremien und Zuständigkeiten. Diese Vermischung verlangt im Mittelstand mehr Diplomatie als im Konzernumfeld. Auch die Dokumentationspflichten unterscheiden sich hier häufig deutlich.
Typische Anlässe sind ein anstehender Generationswechsel mit mehreren Erben, wachsende Konflikte zwischen Gesellschafterstämmen oder die Aufnahme externer Investoren mit eigenen Governance-Anforderungen. Auch bei der Professionalisierung eines bislang informell geführten Beirats wird diese Position häufig gezielt aufgebaut. Eine geplante Übertragung von Geschäftsanteilen macht eine gezielte Suche nach dieser Position ebenfalls häufig notwendig.
Der Chief Governance Officer trägt operative Verantwortung für die Ausgestaltung und Pflege von Governance-Strukturen im Tagesgeschäft, während ein Beiratsvorsitzender ein Gremienamt mit Aufsichtsfunktion ausübt. Beide Rollen ergänzen sich in der Praxis, decken aber unterschiedliche Verantwortungsebenen ab. In der Praxis trägt der Chief Governance Officer zusätzlich Verantwortung für die laufende Dokumentation, die über einzelne Sitzungen hinausgeht.