Der Chief Transformation Officer verantwortet die Steuerung großer, zeitlich begrenzter Veränderungsprojekte, von der Zieldefinition über das Change-Management bis zur Umsetzungskontrolle. Er arbeitet bereichsübergreifend, ohne dauerhafte Linienverantwortung zu übernehmen. Ist die Position nicht besetzt, kümmert sich meist der CEO selbst oder ein externer Berater darum. Darüber hinaus zählt die direkte Kommunikation des Wandels an die Belegschaft zunehmend dazu.
Im Familienunternehmen ist die Position oft die erste ihrer Art, während im Konzern bereits etablierte Transformationsabteilungen mit festen Prozessen existieren. Zudem berichten Chief Transformation Officer im Mittelstand häufiger direkt an Gesellschafter statt an ein mehrköpfiges Vorstandsgremium. Diese Erstmaligkeit macht die Rolle im Mittelstand anspruchsvoller, weil Prozesse und Erwartungen erst geschaffen werden müssen.
Typische Anlässe sind ein anstehender Generationswechsel, eine umfassende Digitalisierungsoffensive oder eine grundlegende Neuausrichtung des Geschäftsmodells. Auch nach einer Fusion oder Übernahme wird häufig gezielt eine befristete Transformationsführung von außen geholt. Auch sinkende Wettbewerbsfähigkeit gegenüber agileren Marktteilnehmern führt zunehmend zur gezielten Suche nach dieser Position.
Der Chief Transformation Officer ist meist fest, wenn auch befristet, in die Organisation eingebunden und trägt volle strategische Verantwortung für das Transformationsprogramm. Ein Interim Manager übernimmt dagegen oft eine konkrete operative Lücke, ohne notwendigerweise die Gesamtsteuerung des Wandels zu verantworten. In der Praxis trägt der Chief Transformation Officer zusätzlich die volle Ergebnisverantwortung für das Gesamtprogramm.